Помощник руководителя, руководитель административного отдела, административный менеджер

Отель Милан (Февраль 2017 - Февраль 2019)

Помощник генерального директора (Полная)

- документооборот компании, работа с договорами компании (работа в программах Битрикс24, Asdou) - протоколирование рабочих совещаний (до 7-8 в неделю), работа с задачами - работа с арендаторами БЦ Отеля Милан по заявкам, обращениям - разработка СОПов - исполнение поручений Генерального директора, Владельца компании кас. Отеля, БЦ, Ресторана - перевод работы компании с ФГУП Почта РФ на договорную/безналичную форму оплаты - в подчинении один пеший курьер

УК «Столица Менеджмент» (Июль 2013 - Июль 2016)

руководитель административного отдела (Полная занятость)

1. Личные поручения руководителей (от одного до трех руководителей в разные периоды времени): • Выполнение функций авиаменеджера: выбор маршрута, заказ билетов, поддержание в актуальности личных кабинетов, зачисление авиабаллов, работа с авиакартами, регистрация на рейсы. • Выполнение функций турменеджера: подготовка документов для подачи в посольство на визы: фото, анкеты, справки, спонсорские письма, страховки, договор аренды жилья; сотрудничество с турфирмами. • Работа с семьями руководства: дети, супруги, мамы, папы: билеты, резюме, школы, больницы, визы, банки, налоговые органы, бюро переводов, частная собственность, спорт, ремонт квартиры. • Автомобили, Parking.mos.ru, охранная сигнализация, бытовые счета и пр. • Банки, налоговые органы за границей: переписка с иностранными органами. 2. Административно-хозяйственные обязанности: кабинет руководителя, переговорная комната, кухня, организация питания, озеленение офиса, курирование деятельности пеших курьеров и водителя, работа с принтерами, закупка расходных материалов к ним, ремонт; ремонтные работы в офисе, планировка и закупка мебели, подписка на печатные издания, МТС, Комус, ОфисМаг. 3. Сотрудничество с отделом развития: работа над стратегией и бюджетом развития компании на 2015-2016г.г. 4. И.О. менеджера отдела маркетинга: налаживание контактов и сотрудничество с профильными компаниями, согласование статей, макетов рекламы и их размещение в печатных издания, в интернет порталах, заключение договоров о сотрудничестве. Создание страниц компании в сетях LinkedIn.com и Facebook.com. 5. Сотрудничество с отделом рекламы: сувенирная продукция: сбор информации (количества), ее компиляция, предоставление в отдел рекламы; заказ, согласование макетов, сотрудничество с исполнителями работ, распределение продукции по ТЦ, УК. Курирование - согласование сроков изготовления и макетов сувенирной продукции для выставки REX2016 (макет стенда, листовки, брошюры, стаканчики, шоколад, лента для бейджей). 6. Сотрудничество с юридическим отделом: • Подготовка, учет и контроль исполнения запросов в различные уполномоченные органы для получения необходимых документов (выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРП, ФРС, БТИ). • Подготовка документов для последующего заверения нотариусом, копирование, сканирование документов. Достижения: • Куратор проекта – участие в выставке REX2016: составление бюджета, координация участников рабочей группы, контроль, pr, сотрудничество с печатными изданиями и интернет-ресурсами. • Сотрудничество с профильными организациями в сфере коммерческой недвижимости РСТЦ, CRE, ГК МОЛЛ, Shop&Mall. • Подготовка и подача заявлений, презентаций для получения профильных премий CRE Awards, РСТЦ. • За 6 месяцев удалось внедрить новые приемы работы, провела аудит работ, договоров, внутренних процессов. Произвела разделение расходов, заключила договоры с рядом компаний для перехода на безналичную форму оплаты услуг для удобства работы компании и оптимизации расходов. • Инициация, курирование сотрудничества с ШБ «Синергия» - разработка и внедрение правил работы компании на основе Outlook, обучение сотрудников, входила в группу развития. • Организация архива технической документации.

Представительство компании Wood Group в России (Великобритания) (Ноябрь 2010 - Ноябрь 2012)

административный менеджер (Полная занятость)

• ведение договоров с арендодателем, субарендаторами, обслуживающей компаниями, контроль их исполнения; • экспертиза компаний-поставщиков, анализ договоров, контроль их исполнения (канцтовары, расходные материалы, travel-поддержка, гостиницы, службы такси, экспедиторские компании, курьерские службы, сувенирная и полиграфическая продукция, подписка); • работа с первичной бухгалтерской документацией, составление бюджетов; • организация командировок по России и в др. страны мира, организация приемов иностранных коллег, консалтинго-визовое сопровождение; • организация взаимодействия с филиалами компании на территории России и за рубежом: организация доставки документов и техники; • обеспечение жизнедеятельности офиса и коллектива до 130 человек, 1300кв.м.; • зонирование рабочих мест с учетом эргономичного использования пространства офиса (закупка мебели, озеленение). Достижения: • провела ревизию договоров и заказов, снизила расходы на 67% на хозяйственно-бытовые товары; • заключила два договора на кредитную линию поставки канцтоваров и на трэвел услуги.

PR-Агентство AGENDA (Июль 2008 - Июль 2009)

Менеджер по работе со СМИ (Полная занятость)

• установление новых контактов со средствами массовой информации, работа с клиентской базой (журналисты, критики, фотографы); • организовывала пресс-показы, премьерные показы фильмов киностудии Universal Pictures Россия в г.Москва; • занималась разработкой и наполнением пресс-кита для компаний-клиентов; • готовила информационные материалы, новостные дайджесты, занималась их рассылкой; • размещала новостной контент на сайтах компаний-клиентов; • мониторинг российской прессы, подготовка отчетов о проведенных мероприятиях на основании мониторинга; Достижения: • сформировала базу региональных СМИ, разрабатывала проект привлечения региональных СМИ на мероприятия киностудии в г.Москва; • работала над рекламными проектами Банка Москвы (Международный теннисный турнир «Кубок Кремля» и рекламная компания "Банк вам в помощь").

ГК Виктория (Июнь 2005 - Июнь 2007)

Помощник Председателя Совета Директоров, Генерального директора (Полная занятость)

• организовывала заседания Совета Директоров и Правления Компании в г.г. Москва, Санкт-Петербург, Калининград; • протоколировала рабочие совещания, следила за своевременным ознакомлением с протоколами и исполнением поставленных задач; • координировала работу водителей, курьеров, диспетчеров, офис-менеджеров (5 человек) и работу коллектива управляющей компании до 120 человек; Достижения: • систематизировала работу отдела документооборота компании, оперативную взаимосвязь между офисами в г.г. Москва, Санкт-Петербург, Калининград.

Компания РУСАЛ (Апрель 2000 - Апрель 2002)

Секретарь Исполнительного директора (Полная занятость)

01.1999 – 04.2002 Компания РУСАЛ (производство алюминия и сплавов, переработка и производство полуфабрикатов http://www.rusal.ru ) Должность: Секретарь Исполнительного директора Должностные обязанности: • выполняла поручения руководителя; • вела внутренний документооборот. Внутри компании осуществлялись следующие переводы (вслед за руководителем): • Объединенная Компания "Сибирский Алюминий" (ОКСА), секретарь Исполнительного директора; • ОАО "Русский Алюминий", секретарь-референт Исполнительного директора; • ОАО "ГАЗ" (г.Нижний Новгород), секретарь-референт Управляющего директора, работала 2 месяца на автозаводе «ГАЗ», в Московском представительстве ОАО «ГАЗ»; • ОАО "Сибирский Алюминий" (переименовано в ООО "Компания "Базовый Элемент"), секретарь-референт Заместителя Генерального директора по бизнесу. 04.2002-10.2004 Работа в команде Исполнительного директора Помощником Заместителя директора.